|
СОБЕРИ РАНЕЦ С ВЕЧЕРА
Что такое тайм-менеджмент
Любовь Шишкова , "Работа сегодня" № 45
"Мне не хватает времени", "я опаздываю", - сколько раз в день мы произносим подобные фразы? Сколько важных дел мы откладываем на завтра, хотя их можно было сделать и сегодня? Ответ на эти вопросы очевиден. За исключением редких счастливчиков, мало кто может похвастаться умением хорошо и правильно планировать время. Поэтому тайм-менеджмент - наука, которая нужна всем. О том, что это такое, мы попросили рассказать автора тренинга, посвященного тайм-менеджменту, президента Кадрового Клуба Александра Литягина.
PC: Александр, как, на Ваш взгляд лучше перевести на русский язык понятие "тайм-менеджмент"?
ЛИТЯГИН: Я думаю, что не будет большим преувеличением сделать такой перевод: управление жизнью. На тренингах и семинарах учат правильно использовать время. А время - это жизнь. Если человек свою жизнь не контролирует, то время утекает быстро. Это больше не его время, это время кого-то другого - знакомого, который зашел в офис пообщаться, не в меру разговорчивого клиента на телефоне. На тренингах мы рассказываем о 20 пожирателях времени и о том, как с ними справиться. На самом деле, их больше, но эти - основные. Практически каждый из нас может сказать, что хотя бы одного из них он знает, что называется, "в лицо":
1. Кризисные ситуации
2. Телефонные прерывания
3. Неадекватное планирование
4. Попытки добиться слишком многого
5. Внезапные визитеры
6. Неэффективное делегирование
7. Личная дезорганизация
8. Отсутствие самодисциплины
9. Неспособность сказать "нет"
10. Откладывание
11. Совещания
12. Работа с документами
13. Незавершенные задачи
14. Неадекватный персонал
15. Социализация
16. Нечеткое распределение ответственности
17. Слабая коммуникация
18. Неадекватный контроль и отчеты о выполнении
19. Неполная информация
20. Командировки
Ваш план действий - используйте ваше время для работы и жизни.
PC: Скажите, каким образом можно убедить взрослых солидных людей в том, что они неправильно планируют свое время?
ЛИТЯГИН: Есть определенная концепция обучения взрослых, и она весьма отличается от обучения детей. Дети довольно легко усваивают новые поведенческие образцы, привычки - например, привычку собирать ранец вечером, а не утром. К 20 годам человек обрастает устойчивыми привычками, особенно в отношении организации времени. Думает ли он, о чем он будет говорить по телефону, до того, как поднимет трубку? Записывает ли на листочке тему разговора? Ведет ли он какой-то дневник, планирует ли дела на неделю? Это привычные действия, доведенные до автоматизма. И когда приходит что-то новое, оно должно заменить собой старое. Приходится принимать непривычные варианты поведения взамен привычных. В этом основная проблема обучения взрослых.
Что касается аргументов, они могут быть различными. Каждый пожиратель времени подробно расписан, поэтому людям довольно несложно ответить на вопрос, какой из них наиболее опасен для него лично и для его компании. Если, например, в компании принято все время отвлекать сотрудников во время работы, то это цепная реакция, затрагивающая всех. Если работа с документами или совещания проводится неправильно, то это тоже касается всех. И убытки от этих пожирателей подсчитываются легко. Например, 1 час бесполезно проведенного времени, помноженный на сто человек, - это 100 часов рабочего времени в день. Это время, потраченное впустую, можно использовать гораздо эффективнее, хотя бы на 20%. А если по-хорошему, то и на 50%. Интерес компании тут заключается в том, что в большинстве из них оплата персонала почасовая. Скажем, компания с ежемесячной выплатой зарплат в размере $100 тыс., проведя какие-то элементарные меры по борьбе с пожирателями времени, сможет сэкономить около $20 тыс. сразу. А в пересчете на год это будет в 12 раз больше. Отдачу всегда можно подсчитать. На самом деле, внести какие-то изменения не слишком сложно. Например сократить среднюю продолжительностъ телефонных звонков. Мы боимся перемен, хотя у нас периодически возникает желание все изменить. Обычно это случается в Новый год, в понедельник, перед круглой датой и т.п.
PC: Почему же это, чаще всего, не срабатывает?
ЛИТЯГИН: Человек по натуре своей не может измениться в одночасье, просто взять и проснуться другим. Тайм-менеджмент - очень сложная работа, и над собой, и над другими, и совместная. Часто человек, который работает в компании, не в состоянии повлиять на часть пожирателей времени, потому что они не от него зависят, а от коллег, от руководства. Если он поплывет против течения, его могут просто отторгнуть в обществе. Но никто не запрещает бороться со своими личными пожирателями, организовывать свое собственное время. Для этого есть огромное количество помощников - специальные ежедневники, которые называются тайм-планеры, компьютер, часы с будильником, электронные записные книжки. В конце концов, можно писать важные вещи на бумажке и вешать ее перед глазами. В плане делового общения можно дать следующий простой, но эффективный совет: когда вы даете человеку свою визитку, то говорите, в какое время вам удобно звонить. И ваш собеседник делает то же самое. Таким образом вы очень сэкономите время друг друга, избежав звонков в неурочное время и бесконечных: "линия занята".
PC: Допустим, человек потерял работу. Сначала он хватается за голову, потом начинает что-то предпринимать, а потом... успокаивается. Вам не кажется, что ситуация потери работы из стрессовой превращается в привычную? Вроде бы, у человека много свободного времени, но оно используется гораздо менее эффективно, чем если бы он работал. Где тут скрывается пожиратель и что с ним делать?
ЛИТЯГИН: Это пункт третий нашего списка - неадекватное планирование. Проблема потерявшего работу, скорее всего, в том, что он выпал из привычного ритма. Но поиск работы - это тоже работа, ничем не хуже, чем остальные. Можно создать свой план и расписать эту работу по пунктам. Планирование деятельности в данном случае очень похоже на планирование торгового представителя.
Во-первых, нужно определить круг потенциальных клиентов, то есть работодателей. Например, сотню компаний. Второе - их нужно известить о продукте, то есть о своей неповторимой личности, всеми возможными способами - от обзвона знакомых до размещения резюме в газетах и Интернете. Далее нужно добиться личной встречи, на которой вы должны правильно представить "продукт", обсудить предложение о сотрудничестве, зарплату и т.д.
Допустим, за месяц вам нужно оповестить сто компаний. Если разделить на двадцать рабочих дней, то получится пять компаний в день. Это немного. Кроме того, в месяц нужно провести двадцать встреч, получится одна встреча в день. И к концу месяца вы должны добиться пяти продаж, то есть пяти предложений о работе. Останется выбрать лучшее.
Таким образом, получается четкий месячный план: 100 компаний, 20 встреч, 5 предложений. Есть и ежедневный план: пять компаний, одна встреча. В среднем, одно предложение в неделю. Имея такой чек-лист, можно не только четко ставить цели, но и контролировать их выполнение. Нельзя расслабляться - очень часто человек, который теряет работу, становится несколько вялым и апатичным. И через 2-3 месяца он теряет квалификацию, становится неинтересен потенциальным работодателям в отличие от того временно "безработного", который умеет адекватно планировать.
PC: Если обратиться к Вашему опыту работы с компаниями - какие "хиты" есть в списке пожирателей времени?
ЛИТЯГИН: Попытки добиться слишком многого. Это постановка изначально недостижимых целей и перфекционизм. Что это значит? Очень часто бывает, что люди затрачивают на решение довольно простой задачи большое количество времени и труда. А она вовсе не требует такого супер-исполнения. Нужно уметь выделять ключевые задачи, а на остальные смотреть сквозь пальцы.
Личная дезорганизация и отсутствие самодисциплины. Это неравнозначные понятия. К советам по поводу борьбы с первым пожирателем относятся такие, как: держите стол чистым, ведите лист "что нужно сделать", сортируйте задачи и т.п. Самодисциплина развивается в динамике. Участники тренингов часто жалуются, что через две-три недели планирования они вновь возвращаются к прежнему образу жизни. Мы вылезаем из панциря привычек, а потом он нас опять втягивает. Поэтому обязательно нужен видимый результат нашей работы над собой. Обязательно нужно вознаграждать себя за изменения в лучшую сторону. Например, дать себе шоколадку за то, что смотришь телевизор не 2 часа в день, а полтора. Ведь очевидно, что освободившиеся полчаса мы можем потратить по-другому, более эффективно. Мы заменяем отрицательное положительным. А слабые места в самодисциплине и организации можно легко выяснить, сделав "фотографию" своей рабочей недели или трудового дня. Какое времяпрепровождение кажется нам наиболее трагичным? Вот с него и нужно начинать. Неспособность сказать "Heт". Чтобы преодолеть некий барьер, старайтесь говорить "нет" почаще. В том числе, и начальнику. Если просьба застала врасплох, досчитайте до 10, а потом все равно скажите "нет". Коротенькое слово надо произносить в несколько этапов. Сначала просто произнесите его, потом - приведите доводы, почему вы так сказали, и в завершение предложите альтернативу.
Откладывание. Суть проблемы в том, что мы откладываем то, что нужно сделать до той поры, когда становится уже поздновато что-либо сделать качественно. Если откладываются важные задачи, если это цикличный процесс повторяющийся изо дня в день, мы теряем уважение к себе, мучаемся угрызениями совести. Существуют определенные схемы, по которым наглядно можно определить: наш потенциал для выполнения важной задачи уменьшается прямо пропорционально течению времени. То ecть сложные задачи ни в коем случае нельзя откладывать на конец рабочего дня, недели или месяца. Начинать нужно в первой половине дня, когда мы еще не устали, полны сил, не загружены текущей работой. Тогда требования задачи и наш потенциал совпадут. Сделать мы сможем ровно в два раза больше.
Совещания. Мне редко приходилось видеть понастоящему эффективные совещания. А если процедура совещания выстроена неправильно, возникает дефицит времени и информации. Кто у нас проводит совещания? В основном, руководящее звено, команда менеджеров. И то, что лучшие люди компании, призванные принимать важнейшие решения, так непродуктивно тратят свои силы и время, очень обидно. Вообще, совещания в большинстве компаний - это один из основных пожирателей времени.
Мы обрастаем ими, а они тянут нас назад, лишают перспективы. И в результате люди ходят на работу, как в кино: утром приходят и не знают, что с ними будет в следующий момент. Каждый день премьера, а эпизоды могут развиваться по любым сценариям. Это очень интересно, но не очень продуктивно.
Наша работа заключается в том, чтобы активно продвигать компанию, а значит, ставить цели и предугадыватъ ход событий. По крайней мере, половина среднего персонала и весь топ-менеджмент должны не столько воспринимать внешнее влияние на компанию, сколько развивать компанию активного воздействия на мир. Мы можем быть футбольным мячиком, которым играют обе команды футболистов и который понятия не имеет, куда он полетит в следующий момент.
А можем быть форвардом, который ведет мяч и прекрасно знает, кому и когда дать пас.
Цивилизованный мир делит людей на два класса - winners и losers. Победители и проигравшие. Последнее - самое обидное ругательство в деловых кругах. И успех очень часто определяется так: умеет ли человек достигать намеченных целей, то есть выполнить задачу, которую поставил перед собой он сам? И тайм-менеджмент помогает не только научиться управлять своей жизнью, но и перейти из категории проигравших в категорию победителей.
|
